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  • Commercialisti e dematerializzazione: un vademecum per mettere in moto la macchina digitale
  • A volte può bastare un doppio schermo per migliorare il proprio approccio al digitale nel lavoro del commercialista. Parola di Robert Braga, commercialista e docente in materia di dematerializzazione documentale, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica, firma elettronica e sicurezza informatica negli studi professionali, già membro della commissione informatica del Consiglio nazionale dell’Ordine dei dottori commercialisti e collaboratore dell’Osservatorio Ict & Professionisti del Politecnico di Milano. Ecco il suo vademecum per continuare a lavorare come si è sempre fatto, passando però alla gestione digitale dei documenti.

    E’ anche dalla partecipazione ai momenti di formazione che si può capire l’atteggiamento dei commercialisti nei confronti dei cambiamenti in atto con la digitalizzazione? “L’atteggiamento, in generale, è di maggiore apertura su questi temi da parte dei commercialisti, anche se rimane piuttosto diffusa la tendenza a demandare gli aspetti informatici del lavoro, quando invece sono funzionali all’attività quotidiana e all’operatività della professione”.

    Quali sono le domande più frequenti quando partecipa agli incontri come formatore? “Spesso sono domande che tradiscono un atteggiamento sbagliato verso questo mondo che cambia. Io uso questa metafora coi colleghi: bisogna comportarsi come quando si guida l’auto: si gira la chiave, si mette in moto e si parte, senza preoccuparsi, ad esempio, di come funziona il sistema frenante. Dobbiamo semplicemente essere quelli che guidano quest’auto digitale nuova, che abbiamo sulla scrivania.

    Ci sono le software house a trovare le soluzioni, l’importante è che siamo coscienti di cosa dobbiamo fare con quei sistemi, non dobbiamo certo capire tecnicamente come funziona il software, ma conoscere, ad esempio, le novità normative o i concetti base della conservazione a norma.

    Primaverile Sportivo Jacket Autunno Nero Con Giacca Elegante Giubbino Huixin Cerniera Maniche Costume Donna Tempo Lunghe Transizione Fashion Di Outerwear Cappotto Libero Spesso, invece, si arriva impreparati proprio su questo. Per la fatturazione elettronica verso la Pa, ad esempio, ho visto colleghi iniziare a formarsi su questi temi su sollecitazione dei clienti che dovevano trasmettere e, soprattutto, incassare le fatture”.

    Quali sono sono secondo lei i passi fondamentali per avviare un corretto percorso di dematerializzazione dei processi amministrativi e di Conservazione a norma dei documenti da parte di Pmi e studi professionali? “La primissima cosa da fare, se non vogliamo dare nulla per scontato, è dotarsi di uno scanner multifunzione.
    Detto questo, una cosa che viene sottovalutata spesso, e la cui importanza invece viene sottolineata anche in un documento diffuso dall’Ifac, International Federation of Accountants, è il vantaggio di lavorare con il doppio schermo. Questo perchè, passando al digitale, bisogna sempre cercare di mantenere la stessa modalità di lavoro che si aveva con la carta: se quel documento ero abituato a vederlo tutto in cartaceo, in digitale devo cercare di replicare questa esperienza con un secondo monitor posto in verticale. Un altro aspetto importante è quello del coinvolgimento. Se per esempio mi prefiggo di digitalizzare entro un dato periodo di tempo tutti i documenti dello studio, occorre fare degli incontri periodici coi collaboratori per condividere il cambiamento e parlare delle eventuali difficoltà, senza imposizioni: parlare di digitalizzazione dello studio significa parlare di organizzazione e di cambiamenti nei comportamenti. Tutto questo naturalmente vale anche per le aziende. Ci sono dei comportamenti che sono indotti dalla consuetudine di toccare la carta: se non posso toccare il file, devo comunque poter fare più o meno lo stesso percorso logico. E’ utile, ad esempio, crearsi qualche procedura scritta condivisa coi collaboratori. Naturalmente, il software gestionale a supporto è utile, ma è comunque fondamentale capire e organizzare bene l’iter procedurale che deve fare il documento digitale e poi scegliere il sistema a sostegno del percorso”.

    Robert Braga, esperto di dematerializzazione e conservazione

    Libero Autunno Maniche Cerniera Fashion Lunghe Outerwear Primaverile Di Giubbino Sportivo Giacca Transizione Tempo Costume Elegante Con Cappotto Nero Donna Jacket Huixin Si parla di vantaggi in termini di opportunità, di efficienza, di risparmio dei costi che derivano dalla dematerializzazione. Ma per i professionisti c’è anche un vantaggio in termini di nuove opportunità sul fronte della consulenza, attraverso l’uso di sistemi gestionali integrati. “Mi capita di fare, ad esempio, corsi a professionisti che vogliono capire il percorso per diventare Responsabili della conservazione. Si formano per poter poi tenere a loro volta corsi formativi ai propri clienti oppure fornire consulenza contratturale: se per esempio un provider proprone un contratto a un’azienda, il professionista avrà il compito di verificare se, conoscendo la norma, le modalità di conservazione proposte rispondono a quanto previsto per legge. Per non parlare dell’opportunità della fatturazione B to B che dovrebbe partire nel 2017: ai propri clienti si può, ad esempio, suggerire di parlare col proprio fornitore, per mettere insieme le informazioni e rendere fluido tutto il ciclo della commessa, dall’ordine al pagamento, magari coinvolgendo anche la banca.
    La formazione serve a non arrivare all’ultimo momento sulle cose e a dirimere eventuali dubbi interpretativi. Per esempio, nel caso della comunicazione del luogo di conservazione delle scritture contabili, per lungo tempo si è discusso se fosse da fare o meno, fino a che l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato dei chiarimenti anche su sollecitazione della dottrina.
    In generale, occorre capire che la contabilità tradizionale andrà scomparendo, nel senso che le attività manuali di inserimento dei dati in cartaceo andranno ad automatizzarsi, si parlerà di dati non più di libri contabili. Di fatto la carta sulla scrivania scomparirà, liberando tempo e risorse, tornando a fare ciò che i clienti ci stanno chiedendo da troppo tempo: i consulenti aziendali”.

    Cappotto Maniche Libero Fashion Con Cerniera Nero Huixin Autunno Lunghe Tempo Transizione Giacca Giubbino Elegante Donna Jacket Costume Outerwear Di Sportivo Primaverile Autore: Ufficio Comunicazione BluenextGroup

     

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